Toshiba ha presentado recientemente eTAG (Encompass Tag & Assessment Generator™), una solución innovadora que facilita el registro remoto, la gestión de servicio, y el seguimiento de impresoras en flotas corporativas. Esta tecnología busca simplificar lo que hasta ahora podía resultar engorroso y costoso: identificar, catalogar, dar mantenimiento y solicitar suministros para múltiples impresoras distribuidas en distintas locaciones.
¿Qué es eTAG?
eTAG es una etiqueta física con un código QR que permite al personal de cualquier sucursal (o ubicación remota) registrar la impresora correspondiente en un sistema centralizado, sin necesidad de visitas técnicas previas.
Funcionalidad básica
• Se aplica la etiqueta con QR a cada impresora.
• Se escanea el QR con un dispositivo móvil.
• Se sigue un proceso guiado para “inscribir” la impresora: modelo, ubicación, etc.
• Desde allí, se pueden generar pedidos de suministros (toner, piezas), solicitar servicio técnico, etc., todo de forma remota.
Beneficios principales
Ahorro de tiempo y costos: al evitar la necesidad de recorridos técnicos para identificar dispositivos, eTAG permite que los equipos locales hagan el registro por sí mismos. Toshiba indica que esto reduce bastante los costes logísticos.
Visibilidad / Gestión en tiempo real: Permite disponer de un inventario actualizado de impresoras, con sus ubicaciones, modelo y estado. Desde un panel central, los responsables de TI pueden ver rápidamente dónde se necesitan suministros o mantenimiento.
Mejor coordinación del servicio: Cuando un dispositivo falla o requiere atención, se puede solicitar asistencia técnica con información exacta, gracias a que el dispositivo ya está registrado y detallado.
Centralización: Todos los dispositivos de la flota quedan conectados al mismo sistema/herramienta, lo que facilita políticas de mantenimiento, seguridad y cumplimiento interno.
¿Qué hace novedoso a Toshiba eTAG?
La propuesta de Toshiba se distingue porque es la primera solución de este tipo en el mercado de impresión. El uso combinado de etiquetas con códigos QR y un sistema de auto-registro remoto permite que los propios usuarios integren cada dispositivo en la plataforma sin necesidad de asistencia técnica en sitio. Esto significa un cambio de paradigma en la forma de gestionar grandes parques de impresoras.
Otro aspecto innovador es que eTAG no se limita a inventariar los equipos. Desde el mismo punto donde se registra una impresora, el usuario puede también solicitar suministros o asistencia técnica. Esta integración simplifica enormemente la logística, ya que concentra en un solo flujo todas las necesidades de servicio que antes se manejaban por canales separados.
Finalmente, la herramienta fue diseñada pensando especialmente en organizaciones con muchas impresoras distribuidas en distintas locaciones. En esos entornos, donde la visibilidad y la coordinación suelen ser un desafío, la posibilidad de contar con información centralizada y actualizada en tiempo real ofrece una ventaja sustancial.
Retos y consideraciones
Como toda innovación, eTAG también plantea ciertos desafíos que las empresas deberán evaluar. Uno de ellos es la capacitación del personal remoto, ya que un uso incorrecto del etiquetado o del escaneo podría generar registros imprecisos. Asimismo, la solución depende de una buena conectividad de red o móvil, por lo que en lugares con servicio limitado pueden producirse demoras en el registro.
Otro punto clave es la integración con los sistemas internos que la empresa ya utilice para la gestión de activos o inventario. Sin una correcta conexión entre plataformas, podrían aparecer duplicaciones o inconsistencias. Finalmente, está la cuestión de la seguridad de los datos: al centralizar información sensible sobre modelos, ubicaciones e historial de dispositivos, es fundamental que la infraestructura de servicio garantice la privacidad y el cumplimiento de normas. Toshiba subraya que su plataforma cumple con estos requisitos, aunque cada organización deberá validar la compatibilidad con sus propias políticas locales.
Conclusión
En definitiva, Toshiba eTAG abre una nueva etapa en la digitalización y eficiencia del mantenimiento de flotas de impresión. Para las empresas que operan con numerosos dispositivos y sucursales dispersas, esta solución puede significar un ahorro importante en costos y tiempo, a la vez que mejora el nivel de servicio mediante una gestión más proactiva. Si bien no se trata de una herramienta universal para todos los escenarios, su diseño —basado en códigos QR, auto-servicio y visibilidad remota— la convierte en una propuesta atractiva para modernizar la administración de impresión en un mercado que busca cada vez más automatización y control.