Volviendo a la oficina del futuro

Es difícil creer que ha pasado más de un año desde que el mundo tal como lo conocíamos cambió. Las oficinas comenzaron a cerrar, los viajes se detuvieron y las máscaras, el distanciamiento social y la compra a granel de desinfectante de manos y papel higiénico se convirtieron en una parte normal de la vida (bueno, tal vez no en este último. ¿Alguien realmente ha descubierto la razón de la escasez de papel higiénico?).

En cuanto al resto, todo es parte de lo que llamamos la "nueva normalidad" durante mucho tiempo, pero ahora en realidad es simplemente "normal". Porque, resulta que los seres humanos son bastante adaptables, y durante el último año lo hemos hecho: nos adaptamos y encontramos formas de continuar con nuestra vida personal y empresarial.

La oficina, por supuesto, ha sido una de las áreas más afectadas por estos cambios de comportamiento. Como muchos, si no la mayoría, los trabajadores de oficina se dirigían a trabajar desde casa, la oficina en sí estaba casi vacía, pero no olvidada. Los gerentes de instalaciones y operaciones y el personal de TI, de hecho, probablemente pasaron más tiempo pensando en la oficina durante el último año que nunca: cómo hacer que el personal regrese no solo frente a circunstancias cambiantes, sino también a mentalidades modificadas. Incluso una vez que la mayoría de los trabajadores se hayan vacunado y hayamos logrado algo cercano a la inmunidad colectiva, seremos moldeados por el hecho de haber pasado por algo que nos cambió fundamentalmente. Se ha alterado la forma en que pensamos sobre los gérmenes, el contacto y la capacidad de transmitir enfermedades, y ese mayor conocimiento significa que el espacio de la oficina debe cambiar.

La revolución menos táctil

Una de las primeras cosas que cambió desde marzo de 2020 fue nuestra aversión a tocar cosas. Al principio, pensamos que el COVID-19 era mucho más transmisible a través de la superficie de lo que probablemente es (probablemente no era necesario limpiar los comestibles con desinfectante), y llevó a algunos cambios rápidos que parecen estar persistiendo. Entre ellas, la clave fue la tecnología que nos permitió controlar las cosas sin tocarlas; el ejemplo más obvio es la rápida adopción de opciones de pago sin contacto. Si bien algunas tiendas aceptaban opciones antes de la pandemia, ese número aumentó significativamente. En una encuesta realizada por Forrester para la Federación Nacional de Minoristas, el 69% de los minoristas encuestados dijeron que los pagos sin contacto aumentaron en 2020, el 19% de los consumidores encuestados realizó un pago sin contacto por primera vez en mayo de 2020 y el 57% dijo que es muy probable que lo continuen haciendo una vez que la pandemia disminuya.

Nos acostumbramos a la conveniencia, y es probable que esa lección también sea válida para la tecnología de oficina. Claro, puede ser seguro tocar una superficie, pero ... bueno, ¿has escuchado que tu teclado tiene más gérmenes que el asiento del inodoro? Si podemos evitar tocar superficies compartidas, probablemente lo haremos.

Acceso de comandos de voz, como Alexa. Probablemente tengas dos o tres de estos (o dispositivos similares) en tu casa, o tal vez estés acostumbrado a decir "hola Siri" para que tu teléfono haga cosas. Bueno, ¿por qué no decirle a la impresora multifunción de la oficina lo que quiere que haga? Y no solo cosas simples como "Alexa, imprime documento". Alexa se trata de los detalles. Puedes decir cosas como "Alexa, haz una copia en color" o "Alexa, escanea un documento a dos caras y monocromático".

¿No eres fanático de hablar con las máquinas? Está bien, hay una aplicación para eso. Dado que es probable que la mayoría de las personas lleven un teléfono inteligente dondequiera que vayan, es fácil descargar una aplicación que funcione con la impresora multifunción de la oficina. Simplemente camine hacia el dispositivo, saque su teléfono, seleccione la función que necesita e imprima desde el almacenamiento en la nube o libere un documento que ha enviado desde su computadora. También puede escanear documentos para usted mismo o preestablecer ubicaciones de almacenamiento en la nube.

Y si está pensando, "pero para poner un documento en la impresora multifunción para escanear, todavía necesito tocar la bandeja de entrada", bueno, sí. Es por eso que, al reabrir, es probable que veas pautas de limpieza y desinfección mucho más estrictas. Los Centros para el Control de Enfermedades (CDC) recomiendan la limpieza seguida de desinfección como una mejor práctica para la prevención del coronavirus y otras enfermedades respiratorias virales, y para permitir eso, la mayoría de los fabricantes de equipos de oficina ofrecerán pautas para limpiar de manera segura sus equipos.

La comodidad y una experiencia menos táctil van mucho más allá de la impresora, por supuesto. La oficina de hoy es más inteligente que nunca, y las nuevas medidas implementadas simplemente se basarán en esas capacidades inteligentes.

Por ejemplo, las áreas de recepción han cambiado y ahora deberán incluir cosas como controles de temperatura y recepcionistas virtuales. Los visitantes de una oficina podrán escanear rápidamente sus temperaturas para garantizar un entorno saludable para todos. Sin embargo, para garantizar que no sea necesario ningún contacto antes de la prueba, la recepción puede equiparse con una pantalla de gran formato, una cámara de alta resolución y una barra de sonido de alta calidad para recibir a los visitantes con estilo sin necesidad de contacto.

Otro cambio incluirá el distanciamiento social con el que todos nos hemos familiarizado. Para garantizar que las áreas comunes, como las salas de descanso y las salas de conferencias, no se llenen demasiado, las etiquetas NFC pueden monitorear la capacidad en las salas para limitar el hacinamiento y la congestión. Para evitar aún más demasiadas personas en un espacio, las pantallas interactivas pueden compartir información de los presentadores que se encuentran en otras salas, u otros lugares, desde sus computadoras o dispositivos móviles. Herramientas como los asistentes de reuniones digitales garantizan que todos los asistentes a la reunión puedan conectarse desde cualquier lugar, lo que permite la sensación de colaboración sin que nadie se sienta incómodo por ser parte de una reunión de un grupo grande.

Ya sea que los empleados regresen a la oficina o continúen trabajando desde casa, el trabajo continuará y la oficina seguirá siendo fundamental para ese trabajo. Para mantener a los empleados seguros y cómodos, esa oficina deberá volverse más inteligente. Afortunadamente, la tecnología para hacer que eso suceda ya está aquí, creando la oficina del futuro un poco antes de lo esperado.

Fuente: Sharp


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