Las estrategias de digitalización corporativa harán que los volúmenes de escaneo aumenten y los volúmenes de impresión disminuyan durante el próximo año a medida que las empresas aceleren la transición a un entorno con "menos papel". La última investigación de Quocirca, “El futuro de la captura de documentos 2024”, encuentra que el 75% de las organizaciones están acelerando iniciativas de digitalización del papel para lograr objetivos de sostenibilidad, eficiencia y seguridad.
La inteligencia artificial (IA) impulsará un valor cada vez mayor para la captura de documentos, y el 78% de las organizaciones afirma que será un foco de inversión para 2024. Las principales áreas donde los encuestados esperan encontrar útil la IA en relación con la captura de documentos son la automatización del flujo de trabajo y el procesamiento inteligente de documentos. (31%), junto con mejoras en el reconocimiento de formularios y la extracción de datos (27%).
Los hallazgos clave de la investigación también incluyen:
• Los encuestados esperan que los volúmenes de impresión caigan una media del 3% en 2024, y se esperan caídas mayores en las pequeñas y medianas empresas (6%) y en el sector público (9%).
• Se espera que los volúmenes de escaneo aumenten un 6%, impulsados por las grandes empresas (8%) y el sector de servicios empresariales y profesionales (8%).
• El 11% de las organizaciones afirma que no utilizan papel en absoluto y otro 52% ha digitalizado la mayoría de los procesos. El 6% acaba de empezar a digitalizar procesos y el 2% sigue dependiendo del papel.
• El 78 % de las organizaciones dará prioridad a la IA y el aprendizaje automático en 2024, el 69 % aumentará la inversión en captura de documentos en la nube, el 64 % invertirá en automatización robótica de procesos (RPA) y el 63 % invertirá en procesamiento inteligente de documentos (IDP).
• El 51% indica que la digitalización del papel será fundamental para su transformación digital para 2025, frente al 9% que dice que es fundamental en la actualidad.
Louella Fernandes, directora ejecutiva de Quocirca, comenta: “El creciente interés en la digitalización impulsada por IA y la automatización del flujo de trabajo representa una oportunidad importante para los proveedores de hardware y software de captura de documentos. Las objeciones comunes a la digitalización, como las preferencias de los clientes por el papel, la necesidad de firmas físicas y la conservación de copias impresas por motivos legales, se están volviendo rápidamente obsoletas a medida que las soluciones digitales elegantes y seguras logran una adopción generalizada. A medida que la digitalización pasa de ser algo “agradable de tener” a algo crítico para el negocio, es probable que los proveedores que ofrecen las soluciones adecuadas al precio correcto estén abriendo puertas”.
Barreras a la digitalización
Persisten las barreras a la digitalización. El costo es el problema más común, declarado como una barrera para el 35%. A esto le sigue el tiempo que llevará implementar soluciones, el desafío de integrar sistemas y el equipo/software necesario (todos 29%).
La investigación de Quocirca muestra que la madurez de la digitalización varía entre las funciones y procesos empresariales. La nómina está totalmente digitalizada en el 54% de las organizaciones y parcialmente digitalizada en otro 38%. En el otro extremo de la escala, sólo el 28% ha digitalizado completamente su sala de correo. Es más probable que los procesos de cara al cliente, como la incorporación, los contratos con los clientes y las comunicaciones con los clientes, ya estén total o parcialmente digitalizados. Por el contrario, es ligeramente menos probable que se digitalicen los documentos legales y los procesos contables entrantes, como los bienes por cobrar.
Louella comenta: “Vemos variaciones según el tamaño y el sector de las empresas en la frecuencia y madurez de la digitalización. Diferentes sectores verticales buscan diferentes funciones de escaneo y automatización del flujo de trabajo. Por lo tanto, los mensajes de los proveedores deben adaptarse en consecuencia. Los proveedores deben asegurarse de comprender en qué etapa del viaje se encuentran sus clientes y ayudarlos a crear casos de negocios que cuantifiquen los resultados de la digitalización, alineando los resultados alcanzables con los objetivos comerciales como la sostenibilidad, la eficiencia y la seguridad”.
Un aumento en el uso de escáneres presenta oportunidades
El escaneo MFP es actualmente el método más común de digitalización de documentos, y el 65% dice que lo usa regularmente. También es el método que se espera que muestre el mayor crecimiento: los encuestados predicen un aumento del 7,39% en el próximo año. Se espera que el escaneo móvil crezca un 6,77%, en parte impulsado por las considerables mejoras en el software de escaneo móvil en los últimos años. Se espera que el escaneo de grupos de trabajo de Office crezca un 4,68%.
El mayor enfoque en el escaneo tiene implicaciones para su posición dentro de los contratos MPS. La mayoría de las organizaciones (54%) informan que utilizan un MPS y el 81% de ellas dice que el escaneo es parte de su contrato. Actualmente, sólo el 12% utiliza un contrato de costo por escaneo. Sin embargo, el 49% indica estar muy interesado en este enfoque, mientras que muy pocos muestran ningún interés.
Louella continúa: "El escaneo tal vez se haya visto como una característica periférica de los contratos MPS en el pasado, pero a medida que se vuelve central para la transformación digital, los proveedores deben asegurarse de que los clientes le den el valor adecuado y puedan controlar los costos adecuadamente".
Y concluye: “Los proveedores con productos en las categorías de impresión y escaneo pueden aprovechar la oportunidad de ampliar sus ofertas de servicios de integración de flujos de trabajo digitales y participar en un ecosistema digital más amplio que comprende hardware, software y servicios. Se trata de un alejamiento adicional de los compromisos transaccionales hacia un enfoque más consultivo y orientado a los procesos de negocio. Se necesitará una combinación de diferentes capacidades de hardware y software, combinada con un enfoque mucho más abierto al resto del software empresarial, la colaboración y los sistemas de flujo de trabajo que ya se utilizan dentro de las organizaciones”.
El “Informe sobre el futuro de la captura de documentos 2024” de Quocirca contiene un análisis detallado de las tendencias en la adopción de la digitalización, el escaneo, las aplicaciones de IA en el lugar de trabajo y recomendaciones para los proveedores en este espacio.
Fuente: https://www.rtmworld.com/news/quocirca-the-future-of-document-capture-will-be-ai-driven/