En un entorno empresarial en constante evolución, los Servicios de Impresión Gestionados (MPS, por sus siglas en inglés) están aprovechando dos conceptos clave para transformar el sector: la inteligencia artificial (IA) y la automatización. Estas tecnologías emergentes no solo están mejorando la eficiencia en la gestión de flotas de impresoras, sino que también están revolucionando la manera en que las empresas administran sus recursos y optimizan sus procesos.
Inteligencia Artificial: Una Revolución en la Gestión de Recursos de Impresión
La inteligencia artificial está desempeñando un papel fundamental al proporcionar datos y análisis avanzados sobre los patrones de uso de impresoras y copiadoras en las oficinas. Gracias a estas herramientas, los proveedores de servicios pueden recopilar y procesar grandes volúmenes de datos generados por los dispositivos conectados. Esta información se traduce en beneficios tangibles, tales como:
• Mantenimiento Proactivo: La IA permite predecir fallos o problemas técnicos antes de que ocurran, gracias al análisis de datos en tiempo real. Esto reduce los tiempos de inactividad y asegura que los dispositivos estén siempre en funcionamiento óptimo.
• Optimización de Costos: Al identificar patrones de uso, los proveedores pueden recomendar estrategias para reducir el desperdicio de tinta, papel y energía. Por ejemplo, se puede ajustar la configuración para imprimir en modo de bajo consumo o en blanco y negro por defecto.
• Mejora de la Experiencia del Usuario: Con datos sobre el comportamiento de los usuarios, los servicios pueden ser personalizados, asegurando que cada empleado tenga acceso a las funciones que necesita con mínimos inconvenientes.
• Automatización: Simplificando los Flujos de Trabajo
Por otro lado, la automatización está transformando los flujos de trabajo relacionados con la impresión y copiado en las oficinas. Esta tecnología permite que tareas repetitivas o complejas se realicen de manera más rápida y eficiente, con mínima intervención humana. Algunos ejemplos clave incluyen:
• Procesos de Impresión Automatizados: La automatización puede programar impresiones de documentos recurrentes, garantizar que se realicen en el momento adecuado y seleccionar el dispositivo más eficiente disponible.
• Gestiones Administrativas Simplificadas: Los sistemas automatizados pueden generar informes detallados sobre el uso de impresoras y costos asociados, eliminando la necesidad de supervisión manual.
• Digitalización Inteligente: Las copiadoras y escáneres ahora pueden integrar flujos de trabajo automatizados para clasificar, almacenar y enviar documentos escaneados a destinos específicos, como correos electrónicos o sistemas de gestión documental.
Beneficios Combinados de IA y Automatización en los MPS
Cuando la inteligencia artificial y la automatización trabajan en conjunto, los beneficios se amplifican significativamente. Los datos generados por la IA pueden alimentar los sistemas automatizados para tomar decisiones inteligentes y en tiempo real. Esto permite a las empresas:
• Reducir los costos operativos al eliminar tareas redundantes y mejorar la eficiencia general.
• Garantizar una mayor seguridad al implementar procesos automatizados que controlan el acceso y el uso de los dispositivos.
• Impulsar la sostenibilidad al minimizar el desperdicio y promover prácticas de impresión más ecológicas.
El Futuro de los MPS en la Oficina Moderna
A medida que las empresas adoptan entornos de trabajo más híbridos y remotos, el papel de la IA y la automatización en los MPS continuará creciendo. Estas tecnologías no solo aseguran que las operaciones de impresión y copiado sean más eficientes, sino que también contribuyen a crear espacios de trabajo más conectados, seguros y sostenibles. Sin duda, la combinación de IA y automatización está marcando el rumbo hacia un futuro donde las impresoras ya no serán una simple herramienta de oficina, sino un elemento clave para la transformación digital.