La inteligencia artificial (IA) se consolida como el principal motor de transformación del Digital Workplace. En un contexto marcado por la presión económica, los cambios regulatorios y la aceleración tecnológica, Konica Minolta identifica cinco tendencias clave que definirán cómo las organizaciones trabajarán, gestionarán documentos y protegerán la información en 2026.
1. Costos en alza impulsan la automatización y la externalización
La incertidumbre económica global está llevando a las empresas a buscar mayor eficiencia operativa. La externalización de servicios, junto con soluciones de automatización basadas en IA, como los Managed Print Services (MPS) y la impresión en la nube, permite reducir costos, optimizar recursos de IT y adoptar modelos de pago por uso. La digitalización inteligente de documentos también contribuye a disminuir gastos ocultos asociados al manejo manual y físico de la información.
2. El papel sigue presente, pero el procesamiento inteligente es clave
A pesar del avance de la digitalización, el papel continúa formando parte de muchos procesos empresariales. De cara a 2026, las organizaciones priorizarán el Intelligent Document Processing (IDP), que utiliza IA para capturar, clasificar y extraer información de documentos de forma automática. Estas tecnologías permiten reducir errores, ahorrar tiempo y sumar funciones avanzadas como resúmenes y traducciones automáticas.
3. Reportes ESG basados en datos y potenciados por IA
La incertidumbre regulatoria en Europa no frena la creciente presión del mercado por la sostenibilidad. Con datos ESG frecuentemente fragmentados, la IA se posiciona como una herramienta clave para recolectar, estructurar y analizar información, creando una base confiable para la toma de decisiones. Konica Minolta destaca el uso de soluciones basadas en IA para facilitar el inicio y la gestión de estrategias ESG, incluso en empresas sin obligación formal de reporte.
4. Ciberseguridad preventiva impulsada por IA
El crecimiento de los entornos híbridos exige un enfoque de seguridad más avanzado. En lugar de reaccionar ante incidentes, la tendencia apunta a una ciberseguridad preventiva, donde la IA anticipa amenazas y reduce riesgos antes de que se materialicen. Esto incluye protección de endpoints, análisis continuo y seguridad específica para dispositivos de impresión conectados.
5. Mayor responsabilidad y gobernanza de la IA
A medida que la IA se integra más profundamente en las organizaciones, crece la necesidad de un uso ético, transparente y conforme a la normativa. El EU AI Act establece nuevos requisitos de gobernanza, explicabilidad y supervisión humana. Konica Minolta subraya la importancia de desarrollar y desplegar soluciones de IA responsables, auditables y alineadas con los marcos regulatorios europeos.
Según Konica Minolta, en 2026 la IA no solo optimizará procesos y reducirá costos, sino que también redefinirá la gestión documental, la seguridad y la sostenibilidad, convirtiéndose en un pilar central del Digital Workplace moderno.