En esta entrevista, Elixa Tamayo, Responsable de desarrollo de negocio contractual de HP España, analiza cómo está evolucionado el mercado de impresión y de gestión documental y da las claves de la firma para ayudar a las empresas en sus procesos de digitalización.
En los últimos meses, los principales analistas del sector han explicado que las empresas se encuentran en un momento en el que están pensando en modificar sus flujos documentales para adaptarse a la realidad digital. En su opinión, ¿cómo está avanzando este proceso?
En líneas generales, la transformación digital está avanzando a buen ritmo en el área de la gestión documental, aprovechando la eficiencia y agilidad que ofrece la digitalización para la gestión, almacenamiento y distribución de los documentos. Eso sí, la digitalización no supone la completa desaparición del papel, sino un correcto dimensionamiento de este dentro de los flujos documentales de cada organización.
Debido al gran volumen de información que manejan muchas empresas, la tendencia más importante actualmente es la demanda de servicios y soluciones contractuales en el área de la impresión y la gestión documental. De este modo, las organizaciones optimizan costes y refuerzan la seguridad, un aspecto crítico en el actual entorno conectado, además de favorecer aspectos como la colaboración y la movilidad.
¿Qué ventajas aporta a las empresas?
Por un lado, la digitalización facilita el acceso a los contenidos, reduce costes y contribuye a preservar el medio ambiente gracias a un menor gasto de consumibles y papel. Por otro, el actual modelo de servicios de impresión gestionados optimiza aún más los recursos de la empresa y ayuda a integrar fácilmente los flujos de trabajo digitales y en papel. Además, impulsa la movilidad de los empleados sin que la empresa tenga que asumir internamente la gestión y actualización de complejas flotas de dispositivos.
Como destacábamos antes, la seguridad es un aspecto esencial en los flujos documentales. En este sentido, los servicios gestionados ayudan a incrementar la seguridad en el control de acceso al dispositivo, así como la protección de los datos, los documentos y las identidades y, algo cada vez más importante, la seguridad de punto final, con capacidades de notificación y recuperación automática de los dispositivos.
Al reducir enormemente el número de pasos incluidos en cada flujo de trabajo y establecer un único inicio de sesión (lo que tiene un efecto exponencial en los grandes grupos de usuarios y cuando se analizan largos períodos de tiempo), las aplicaciones HP JetAdvantage pueden ayudar a ahorrar tiempo y dinero a las empresas.
Facilitar el acceso a los contenidos gracias a la digitalización y simplificar el procesamiento de documentos tiene también una clara repercusión sobre la fuerza de trabajo móvil. La optimización de los flujos de trabajo, por otro lado, reduce las posibilidades de cometer errores en la introducción de datos, especialmente cuando se procesan muchos documentos. Finalmente, al integrar estas apps en los equipos multifunción, se reduce la necesidad de disponer de ordenadores para el procesamiento de documentos, además de ahorrar en los costes de la gestión de software y los servidores.
¿Qué elementos tienen que tener en cuenta las empresas a la hora de poner en marcha estas estrategias?
La estrategia de impresión y gestión documental dependerá en gran parte del tamaño de la empresa -y de los volúmenes documentales asociados a sus procesos de negocio- y del sector en el que opere, ya que determinados ámbitos fuertemente regulados exigen soluciones especializadas y de alta seguridad. Como elementos comunes, se debe tener en cuenta la gestión de entornos multidispositivo y multiplataforma, la integración de los flujos de la nube y la protección en tiempo real frente a las ciberamenazas.
Por lo que respecta a las normativas de protección de datos, las soluciones y sistemas de gestión documental deben incorporar funciones avanzadas para cifrar la información almacenada en los equipos. De este modo, no podrá ser consultada ni recuperada de ninguna forma y la empresa cumplirá técnicamente con la política de privacidad.
¿Supone este paso que las empresas van a dejar de imprimir o, por el contrario, que van a realizar una impresión más inteligente?
Sin duda, la impresión se va a transformar -ya lo está haciendo- en un proceso inteligente y eficiente. De ahí el auge de los servicios gestionados (actualmente, en torno al 70 % del mercado de impresión profesional se basa ya en la demanda de servicios gestionados), puesto que ayudan a ahorrar tiempo y dinero y permiten a las empresas acceder a las últimas innovaciones y avances en seguridad. Con este tipo de servicios, la empresa puede controlar en todo momento qué se imprime, quién lo hace y qué costes supone.
A la hora de evolucionar hacia estas nuevas tendencias, ¿dónde encuentran más frenos las empresas, en aspectos técnicos o en aspectos culturales?
El principal freno suele ser la falta de recursos materiales y humanos para gestionar entornos cada vez más complejos. Por ello, la externalización de la impresión a través de los servicios gestionados, confiando a un experto estos procesos, se ha convertido en una ayuda clave para empresas de todos los tamaños.
Los aspectos culturales y de resistencia al cambio dentro de las organizaciones también pueden frenar la adopción de los nuevos modelos. Estas barreras culturales influyen además en la financiación que los responsables de negocio están dispuestos a dedicar a esta área y, por tanto, facilitar o no el acceso a las últimas tecnologías disponibles.
¿Qué tipo de empresa se encuentra con más dificultades a la hora de adaptar sus flujos documentales a la realidad digital, las grandes compañías, que suelen tener estructuras más rígidas, o las PYMES, cuyos presupuestos suelen ser más limitados?
Cada tipo de empresa se enfrenta a sus propias dificultades. Por un lado, las grandes compañías disponen lógicamente de más recursos y, en algunos casos, de personal cualificado para gestionar estos procesos. Sin embargo, sus flujos de información suelen ser numerosos y complejos, al implicar un gran número de usuarios y dispositivos. Mejorar la seguridad y la productividad en entornos tan diversos es una tarea de alta exigencia.
Por su parte, las pymes trabajan con flujos de información más reducidos y sus parques informáticos y de impresión son también más limitados y manejables. Por el contrario, la ausencia de estrategias de seguridad o el desconocimiento sobre cuestiones de cumplimiento normativo como el GDPR puede suponerles graves amenazas.
Las soluciones tradicionales para la gestión de flujos documentales estaban diseñadas como una navaja suiza: podían hacer muchas cosas, pero ninguna de ellas demasiado bien, y el esfuerzo que requería configurarlas para que hiciesen una sola cosa resultaba muy alto. Incluso cuando la empresa necesitaba solo “un cuchillo”, tenía que adquirir la herramienta completa.
HP está cambiando estas reglas de juego con una gama de aplicaciones específicas, optimizadas para la nube y los entornos móviles. El coste de adquisición es mucho menor y la experiencia está completamente adaptada al uso que le vaya a dar cada cliente. Con nuestra oferta de servicios cloud, queremos que las actividades de impresión y escaneado sean lo más sencillas posibles.
La tendencia a la digitalización y a la interconexión con la nube conlleva una serie de riesgos para la seguridad de la información. ¿En qué consisten las estrategias que están poniendo en marcha los fabricantes para asegurar los documentos?
Nuestros servicios de seguridad HP Secure MPS permiten a las compañías implementar, externalizar y mejorar su perfil de seguridad al mismo tiempo que ahorran recursos de TI, gracias a una mayor automatización de los servicios y procesos de mantenimiento. Ofrecemos además un soporte especializado con los propios técnicos de HP, un servicio de asesoramiento en seguridad de impresión con expertos certificados y herramientas de gestión en remoto, programas de formación y procesos de seguimiento y reporting para controlar todo el parque de impresoras.
Nuestra plataforma de aplicaciones está además protegida por HP Sure Start, que bloquea cualquier ataque que se dirija al núcleo de la plataforma. Cada app funciona dentro de un “contenedor” en el dispositivo y solo puede conectarse con las redes a través de APIs predefinidas. Por otro lado, las actualizaciones automáticas desde la nube garantizan el acceso a las últimas versiones y parches, lo que minimiza el tiempo y dinero dedicado a administrar las aplicaciones. Toda esta robusta seguridad supone una garantía de que las aplicaciones HP JetAdvantage han sido probadas frente al malware, no han sido modificadas respecto a su versión original y no pueden comprometer la impresora.
¿Cuál es la oferta de su compañía para ayudar a las empresas en sus procesos de digitalización?
Por un lado, las aplicaciones JetAdvantage facilitan la creación y el despliegue de flujos de trabajo de documentos basados en la nube. Permiten que los resellers certificados por HP personalicen la forma en la que las impresoras multifunción (MFP) de HP dan soporte al usuario, al proporcionar un conjunto personalizado de servicios adaptados a su forma concreta de trabajar, ahorrando así tiempo y dinero a las empresas al hacer que la información en papel sea tan fácil de manejar como los datos digitales. Por otro lado, la tecnología Smart Device Services (SDS), basada en la nube, reduce drásticamente los costes de servicio, maximiza el tiempo de actividad del dispositivo y ofrece un servicio excepcional a millones de equipos en todo el mundo. SDS puede resolver de forma remota algunos problemas y dotar a los técnicos con la información necesaria para lograr tasas de reparaciones un 5-10 % más altas, a menudo logrando el 95 % de las reparaciones en una primera visita.
Finalmente, en el entorno de hardware HP disponemos de un portfolio de impresoras multifunción que minimizan el tiempo que dedican los usuarios a gestionar e implementar soluciones de productividad y mejoran las características de seguridad y ahorro de energía. Asimismo, nuestro nuevo catálogo de LaserJet A3 (LaserJet 700 y 800) para pymes ofrece el nivel de seguridad de impresión más sólido de la industria para ayudar a los clientes a proteger los dispositivos, los datos y los documentos.
Fuente: impresiondigital.ituser.es