Por Gustavo Molinatti
El mundo de la gestión documental ha cambiado drásticamente en las últimas décadas. Pasamos de depender de copiadoras y máquinas de fax a vivir en una era donde el almacenamiento en la nube y la inteligencia artificial (IA) dominan la escena. Este cambio no solo ha transformado la forma en que trabajamos, sino que también ha redefinido la eficiencia y la accesibilidad de la información.
En el pasado, las copiadoras eran el corazón de cualquier oficina, permitiendo la reproducción masiva de documentos. Antes de eso, la invención de la imprenta de Gutenberg revolucionó la difusión de la información escrita. Luego, con la llegada de las computadoras personales, las impresoras se convirtieron en el siguiente gran paso, permitiendo la creación y distribución de documentos de manera más rápida y personalizada.
El avance tecnológico llevó a la digitalización de las copiadoras, convirtiéndolas en dispositivos multifuncionales (MFP) que podían imprimir, copiar y enviar documentos por fax. Sin embargo, faltaba un paso clave: convertir los documentos físicos nuevamente en formato digital. La introducción del escaneo y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permitió que los documentos en papel se transformaran en archivos editables, lo que impulsó aún más la eficiencia en los entornos laborales.
Pero la digitalización no solo trataba de convertir documentos en texto editable. La necesidad de mantener la integridad de ciertos archivos, como los contratos legales, dio origen al formato PDF, que permitió compartir documentos sin riesgo de alteraciones no autorizadas. Con el tiempo, la gestión documental evolucionó hacia el almacenamiento en la nube, facilitando el acceso a los archivos desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Esto resultó particularmente útil durante la pandemia de COVID-19, cuando muchas oficinas cerraron y el trabajo remoto se convirtió en la norma.
A pesar del avance digital, el uso del papel sigue siendo significativo. Según datos de Statista, el consumo de papel en EE. UU. ha disminuido un 38 % desde el año 2000, pero en 2023 aún se consumieron 58.3 millones de toneladas métricas. Muchas de estas hojas de papel todavía requieren ser digitalizadas para su almacenamiento y distribución, lo que ha llevado a que el escaneo de documentos se convierta en una de las funciones más esenciales en la industria de la gestión documental.
Empresas como Ricoh han reconocido esta tendencia y han invertido en mejorar la tecnología de escaneo. Con la adquisición de PFU (anteriormente de Fujitsu), Ricoh ha incorporado nuevas capacidades de digitalización en sus MFPs, lo que permite procesos más rápidos y eficientes. Se espera que los avances en esta área sigan creciendo, con mejoras en OCR, generación automática de PDF, extracción automatizada de datos y enrutamiento inteligente de documentos hacia la nube.
El futuro de la gestión documental está claramente orientado hacia la automatización y la integración de la IA. La eficiencia y seguridad en el manejo de documentos seguirán evolucionando, reduciendo la dependencia del papel y aumentando la accesibilidad global de la información. Sin embargo, la transición completa hacia un mundo sin papel aún es un desafío, y el escaneo de documentos seguirá siendo una pieza clave en este proceso de transformación digital.
