Canon, Xerox, Microsoft y otros proveedores están trasladando el monitoreo de equipos, consumibles y seguridad hacia plataformas remotas. El cambio reduce tareas para las áreas de IT, pero también redefine el papel de los distribuidores y proveedores de MPS.
Durante años, administrar una flota de impresoras significó instalar servidores, controladores y agentes dentro de la red del cliente. También exigía visitas periódicas para revisar equipos, recopilar contadores, actualizar configuraciones o descubrir por qué una impresora había dejado de funcionar.
Ese modelo no desapareció, pero está cambiando. Las nuevas plataformas permiten supervisar desde la nube equipos distribuidos en distintas oficinas e incluso dispositivos utilizados por trabajadores remotos. Contadores, niveles de consumibles, alertas, configuraciones y cumplimiento de políticas de seguridad pueden gestionarse desde un panel centralizado.
No es un tema especialmente visible, pero sí una transformación importante para el negocio de servicios de impresión.
De administrar equipos a gestionar información
Canon acaba de reforzar su propuesta de servicios administrados diferenciando tres modalidades: soporte presencial, administración remota y programas híbridos adaptados a cada organización. Su Virtual Service Center puede encargarse a distancia del monitoreo de activos, análisis de utilización, soporte técnico y control de políticas.
Xerox avanza en la misma dirección con Workplace Cloud Fleet Management. La plataforma monitorea contadores, niveles de tóner y alertas, y permite administrar remotamente firmware, contraseñas y configuraciones de seguridad. En determinados equipos, la conexión se realiza directamente desde el dispositivo, sin necesidad de instalar un agente dentro de la red del cliente.
Microsoft también contribuye a esta transición. Universal Print traslada a la nube funciones que tradicionalmente dependían de servidores de impresión locales y permite administrar impresoras, usuarios y permisos desde Azure.
En conjunto, estas propuestas muestran que la gestión de flotas está dejando de ser una tarea concentrada dentro de cada oficina para convertirse en un servicio continuo, remoto y basado en datos.
La nube no resuelve todo
El desplazamiento hacia el cloud no significa que la infraestructura local vaya a desaparecer inmediatamente. Organizaciones con sistemas antiguos, restricciones regulatorias o políticas estrictas sobre la ubicación de sus datos pueden continuar prefiriendo instalaciones locales o modelos híbridos.
También existen otros desafíos. Una plataforma debe poder administrar flotas mixtas y no solamente los equipos de su propio fabricante. La protección de credenciales y datos de impresión pasa a ser crítica, al igual que la capacidad de mantener el servicio ante una interrupción de Internet.
La promesa de una administración más sencilla tampoco elimina la necesidad de evaluar costos, compatibilidad y dependencia tecnológica. Migrar una flota completa hacia una plataforma cerrada puede facilitar la operación, pero también aumentar la relación de dependencia con un proveedor.
Una oportunidad y una advertencia para el canal
Para distribuidores y proveedores de MPS, el cambio abre nuevas oportunidades. El servicio ya no tiene que limitarse al suministro automático de consumibles o a reparar un equipo cuando falla. Puede incluir monitoreo preventivo, actualización de firmware, control de seguridad, análisis de uso y recomendaciones para optimizar la flota.
Pero también eleva las exigencias. El proveedor necesita desarrollar capacidades de software, análisis y ciberseguridad, además de integrar equipos de distintas marcas. A medida que más tareas se automaticen, será cada vez más difícil diferenciarse únicamente por la reposición de tóner o el costo por página.
La gestión remota no elimina al distribuidor local. Lo obliga a cambiar su propuesta de valor: pasar de atender impresoras a administrar su disponibilidad, seguridad y rendimiento. En ese nuevo escenario, el dato puede terminar siendo tan importante como el dispositivo y sus consumibles.
Fuentes: Canon Managed Print, Xerox Workplace Cloud Fleet Management, Xerox Workplace Suite y Microsoft Universal Print.