Un estudio de Ricoh revela una fuerte diferencia entre la confianza de quienes deciden las inversiones tecnológicas y la experiencia cotidiana de los empleados. El problema no parece ser la falta de herramientas, sino su integración con los procesos reales de trabajo.
El estudio de Ricoh muestra una diferencia significativa entre la confianza de los responsables de inversión tecnológica y la experiencia cotidiana de los empleados.
Las empresas están invirtiendo en inteligencia artificial y otras tecnologías para mejorar la productividad, pero sus empleados no siempre perciben los mismos resultados. Esa es la principal conclusión del estudio Workplace Technology Adoption Gap 2026, publicado por Ricoh USA.
El relevamiento encontró que el 91% de los responsables de decisión confía en que las inversiones en herramientas de IA están generando el valor esperado. Sin embargo, el 53% de los empleados afirma que esas mismas herramientas crean fricción o trabajo adicional.
La investigación fue realizada durante septiembre de 2026 entre 2.017 personas empleadas a tiempo completo en organizaciones de Estados Unidos y Canadá. La muestra reunió a 1.511 empleados y 506 directores o responsables con influencia sobre inteligencia artificial, experiencia laboral, operaciones y transformación digital.
Más tecnología no siempre significa mayor productividad
La diferencia no se limita a la IA. El 60% de los empleados encuentra dificultades o trabajo adicional en las herramientas de gestión de procesos; el 56%, en las plataformas de acceso a información y datos; y el 52%, en las aplicaciones de comunicación y colaboración.
Además, el 55% sostiene que el tiempo dedicado a gestionar las herramientas tecnológicas interfiere con su productividad.
El estudio muestra que las organizaciones pueden estar midiendo el éxito tecnológico por la compra, instalación o disponibilidad de las plataformas, mientras que los trabajadores lo evalúan por una pregunta más directa: ¿hacen realmente más fácil completar una tarea?
Esa diferencia también aparece al analizar la integración. El 90% de los responsables considera que su organización ha conectado adecuadamente sus herramientas, sistemas y procesos. En contraste, el 76% de los empleados afirma que su trabajo sería más sencillo si esas mismas tecnologías funcionaran mejor entre sí.
Los principales problemas señalados son el tiempo perdido buscando información, archivos o documentos y la utilización de sistemas que no se comunican correctamente.
La adopción queda detrás de la inversión
La capacitación constituye otra brecha importante. El 76% de los directivos afirma que su organización prepara a los empleados antes de introducir nuevas tecnologías, pero solo el 52% de los trabajadores comparte esa percepción.
Más revelador todavía: el 81% de quienes toman decisiones reconoce que su empresa invierte en nuevas tecnologías más rápido de lo que ayuda a sus empleados a aprender a utilizarlas.
Cuando las plataformas aprobadas no responden a las necesidades cotidianas, los trabajadores buscan alternativas. Cerca del 45% dijo utilizar herramientas no autorizadas al menos una vez por mes para realizar sus tareas con mayor facilidad, una práctica que puede aumentar los riesgos relacionados con la seguridad, la privacidad y el gobierno de la información.
Una advertencia para el Smart Office
El estudio fue realizado exclusivamente en Estados Unidos y Canadá, por lo que sus porcentajes no deben trasladarse automáticamente a América Latina. También debe considerarse que la investigación fue encargada y difundida por Ricoh, una empresa que comercializa servicios de transformación del espacio de trabajo.
Aun con esas limitaciones, la señal es relevante: el futuro del Smart Office no dependerá solamente de incorporar IA, automatización o nuevas plataformas. El verdadero desafío será conectarlas con los flujos de trabajo existentes, capacitar a quienes deben utilizarlas y comprobar que reduzcan pasos en lugar de agregar nuevas capas de complejidad.
Para los proveedores de tecnología y canales de impresión, esto amplía la oportunidad, pero también la exigencia. Ya no alcanza con vender equipos o licencias: será necesario comprender cómo circulan los documentos y la información dentro de cada organización y demostrar que la solución mejora realmente ese proceso.