Cómo imprimir mandando un mail a la impresora con HP

Paso a paso para imprimir con HP ePrint

Estás de vuelta de un viaje de empresa y quieres tener un documento impreso cuando llegues a la oficina. En vez de enviar el documento a tus compañeros de oficina para que sean ellos los que se encarguen, existe una forma más sencilla y rápida para poder imprimir desde cualquier lugar del mundo. Con HP ePrint, lo único que necesitas es un dispositivo que disfrute de conexión a la red y que tenga la capacidad de enviar correos electrónicos con un archivo adjunto, ya sea un ordenador, un smartphone o un tablet (o cualquier otro equipo inteligente). Si has comprado una impresora de la compañía estadounidense con la tecnología HP ePrint o quieres saber cómo funciona esta interesante característica, te contamos cómo habilitar el equipo y llevar a cabo el trabajo de impresión en pocos pasos.

1. Activar HP ePrint
Una vez que hemos comprobado que nuestra impresora incorpora la función HP ePrint (puedes ver el listado completo de equipos compatibles en la página de HP), lo primero que debemos hacer es habilitar los servicios web dentro del equipo. Para ello, vamos al menú de la impresora y buscamos la opción de“Servicios web”. Aunque el acceso varía ligeramente según cada equipo de impresión, en todos nos debería permitir activar la opción. Una vez que los servicios web estén habilitados, debería imprimirse unapágina con información sobre los siguientes pasos a seguir para configurar la impresión remota a través de HP ePrint (como se puede ver en la imagen).





2. Registrar la impresora
Lo siguiente que debemos hacer es visitar la página ePrint Center. Desde ahí, apretamos sobre “Sign in” y después en “Create an account”. Este paso puede resultar más pesado pero basta con introducir datos básicos como el nombre, el correo electrónico y una contraseña. Aceptamos las condiciones del servicio y le damos al botón “Create Account”. Ya estamos dentro. De momento, la página web desde la que gestionaremos la impresora solo está disponible en inglés, aunque probablemente se traduzca al español dentro de unos meses. Para registrar la impresora, vamos a la pestaña de “Devices” y después en el botón “Add a device”. En la pequeña ventana que se abre nos pedirán un “Claim code”, que es elcódigo que aparece en la página de instrucciones que imprimió la impresora. El formato de este código debería mezclar letras en minúscula con números. Lo introducimos en el recuadro y le damos a añadir (“Add”).


3. Configurar la cuenta de correo de la impresora
Si hemos introducido el código bien, la página debería avisarnos de que ha registrado correctamente el equipo. En este momento veremos un dibujo de nuestro modelo, su estado y el nivel de acceso del mismo (por defecto, abierto a cualquiera). Para cambiar la configuración, hacemos click sobre “Settings”. Como podremos ver, se trata de una pantalla bastante sencilla con tres opciones principales. La de quitar la impresora (“Remove printer”), la de cambiar el tipo de acceso a los usuarios (de la que hablaremos en el siguiente paso) y la de cambiar la dirección de la impresora. Hacemos click en “Change Email”. Aquí podemos escribir la dirección que queramos, siempre teniendo en cuenta que no puede existir ya una impresora con dicha dirección de correo (por ejemplo, es muy probable que “john@hpeprint.com” ya esté cogida). Pero aquí podemos introducir una dirección que sea fácil de recordar y que podamos identificar con nuestra empresa o negocio.

4. Configurar el acceso a la impresora
Como decíamos antes, por defecto cualquiera que conozca la dirección de la impresora puede mandar trabajos a imprimir. Si queremos limitar este acceso, podemos ir a la zona de “ePrint Access” y configurar este acceso de dos formas. Por un lado, podemos dejar abierta la impresora a todo el mundo pero añadir excepciones a través de “Manage blocked senders”. Por el otro lado, podemos optar por añadir permisos a cada dirección de correo desde la que queramos permitir que se envíen documentos por medio de “Allowed Senders Only” y después “Manage Allowed Senders”. Escribimos las direcciones de correo en el recuadro y ya podrán enviar documentos para imprimir.




5. Imprimir a través de HP ePrint
Ya hemos configurado la impresora. ¿Ahora qué? Basta con que envíes un documento a la dirección de correo electrónico de la impresora y automáticamente se realizará la impresión. Así de fácil, sin necesidad de utilizar ningún tipo de programa dedicado ni de instalar drivers.

6. Aspectos a tener en cuenta
Ahora bien, hay que tener en cuenta varios aspectos a la hora de utilizar esta tecnología. En primer lugar, la impresión generalmente tardará más tiempo en empezar que con una impresión directa. Esto es así porque el documento pasa por un servidor de impresión de HP antes de llegar a la impresora. Si la impresora está apagada, el documento o documentos permanecerán 24 horas en el servidor de impresión de HP y luego se eliminará. En el momento en el que se enciende la impresora y tiene acceso a la red, se reanudará la impresión. Los documentos que se pueden adjuntar en el correo electrónico son documentos de Word, páginas de Excel, archivos PDF y textos TXT, presentaciones de PowerPoint y páginas web HTML. También es compatible con imágenes de tipo BMP, GIF, JPEG, TIFF y PNG. Otra de las ventajas que tiene esta tecnología de impresión es que podemos llegar a enviar hasta 10 archivos al mismo tiempo, aunque siempre respetando un límite máximo de tamaño de 10 MB. Por último, debemos tener en cuenta que de momento no es posible realizar impresiones a doble cara con esta tecnología, una limitación que probablemente se corregirá más adelante. Pero en definitiva, se trata de una de las formas más ágiles y útiles de imprimir archivos de manera remota en cualquier lugar.

Fuente: tuexperto.com



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